Comment Gérer ses Mails Efficacement

Il n’y a pas une unique bonne façon de gérer ses emails, il y a la bonne façon que chacun doit trouver qui va correspondre à ses besoins. Cependant je reste convaincu qu’il y a des bases indispensables, un socle de connaissances à connaître pour pouvoir orchestrer la jungle sauvage et envahissante qu’est devenu le courrier électronique.

Qui plus est plus le temps passe et plus il y a d’emails à gérer, le nombre de services en ligne ou de sites de ventes en ligne ne fait qu’augmenter, les factures électroniques vont de plus en plus remplacer les facture papiers.

Tout sur la même Adresse ?

Comment on va le voir l’ajout de filtres permet théoriquement de pouvoir filtrer tous les messages entrants et donc de pouvoir se concentrer sur les emails essentielles en recevant tous ses messages sur une seule adresse.

En pratique c’est en fait très pénible, je le sais pour l’avoir essayé.

Le nombre de règles a crée est conséquent et compliqué à mettre en oeuvre, et encore plus à maintenir sur la durée. D’autre part le nombre de dossiers rend la navigation et les recherches compliquées.

De plus, si jamais cette unique adresse est vendu à des spammers, il faudra tout recommencer à zéro avec une nouvelle adresse.

Pour la gestion des emails personnels je suis donc pour l’achat d’un nom de domaine et la création de multiples adresses. Voilà comment j’ai séparé les miennes, c’est adapté à mes besoins ce qui ne veut pas dire que ça peut aller à tout le monde mais le principe est le même  :

• contact@domaine.com : à ne partager qu’avec précaution !
• service@domaine.com : pour s’inscrire à tous les services en ligne ou sites e-commerce.
• facture@domaine.com (comme son nom l’indique)
• impot@domaine.com (idem)
• social@domaine.com (pour les réseaux sociaux)

Cet nomenclature a l’avantage de séparer clairement les choses et de pouvoir rechercher plus rapidement un document, de plus l’adresse personnelle n’est pas partagée à des vendeurs de données comme Facebook.

Tous les fournisseurs d’hébergement proposent l’achat d’un nom de domaine et la création de 5 comptes pour quelques euros (j’ai mes habitudes chez OVH et Godaddy).

Gérer ses mails, c’est aussi (et d’abord) gérer ses contacts:

Pas d’emails sans Destinataire ou Envoyeur:

Un concept fondamental et pourtant peu utilisé (même pour gmail) est simplement la notion de contacts. Quel que soit le client mail utilisé il est important — mais aussi facile et gratuit — de garder son carnet d’adresse (électronique) à jour. Sur mac il y pour ça une application dédié: Contacts (anciennement iContacts). 

Synchroniser Contacts avec toutes ses boîtes mails, pro ou pas, est donc à mon sens primordial pour centraliser tous ses contacts et y accéder rapidement depuis n’importe quel appareil.

Je ne veux pas synchroniser mes mails pro avec mon compte iCloud, mais je veux quand même synchroniser mes contacts et mon calendrier. Pour cela il suffit de cocher les accès dans les Préférences Système. Ci dessous un exemple d’un compte pro gmail d’où je synchronise les contacts sur mon compte iCloud :

Ainsi, si je décide de ne plus plus utiliser l’interface gmail pour ce compte mais un autre client mail, j’aurai quand même accès à tous mes contacts de ce compte.

Si vous utilisez un client mail et qu’il demande l’accès à Contacts, acceptez !

N’hésitez pas à lire mon comparatif des clients mails sur mac pour choisir le ou les clients mail qui correspondent le mieux à vos besoins.

Maîtriser les raccourcis claviers : 

Les raccourcis permettent de gérer ses emails plus rapidement, et il n’y a pas besoin d’en retenir beaucoup, ce sont toujours les mêmes qui reviennent.

J’utilise ceux de gmail, c’est aussi par défaut ceux d’Airmail. Au passage un bon logiciel de gestion des emails doit permettre de créer ses propres raccourcis claviers. Voice une liste de 10 raccourcis claviers de bases à connaître :

La liste complète des raccourcis claviers de gmail est disponible ici.

Une autre technique à utiliser en complément est l’abréviation de texte pour rentrer en 2 ou 3 caractères des adresses emails ou des filtres de recherche récurrents, et donc gagner du temps.

Par exemple pour ne voir que les messages non-lus dans gmail, if suffit que je rentre ;unr dans le champ de recherche, qui déclenchera label:(unread inbox) d’où je n’ai plus qu’à appuyer sur Entrée. Si ce genre de pirouettes vous tentent jetez un oeil à TextExpander.

Intégrer avec des services tiers :

Les services intégrés aux clients mails sont généralement les gestionnaires de tâches et les services de stockage cloud en ligne. Ainsi Wunderlist et Dropbox sont intégrés à AirMail on peut choisir de transformer directement un email en tâche et ce directement dans la bonne liste.

Dans le même esprit il est indispensable de gérer les évènements de son agenda directement depuis AirMail, d’où l’intérêt de laisser AirMail accéder à Calendrier de la même façon qu’on le laisse accéder à Contacts.

Utiliser Dossiers, labels, filtres et règles :

Les règles permettent le tri automatique des messages (entrants ou sortants), selon des règles que l’on définit soi même.

Prenons un exemple, je souhaite que tous les emails de Paypal arrivent directement dans un Dossier séparé qui ne contiendra que les messages de Paypal, c’est l’équivalent des Dossiers Intelligents appliqués aux mails.

Je vais commencer par créer un dossier de destination « Paypal », qui sera en quelque sorte la boîte de réception des mails Paypal. Ensuite je crée une nouvelle règle (Fenêtre > Règles) qui va filtrer tous les messages entrants dont l’adresse de l’expéditeur contient paypal.

Les possibilités de filtrage sont très flexibles avec AirMail et méritent d’y consacrer du temps pour en tirer le meilleur.

Cette notion de Dossiers est évidente pour beaucoup, mais par encore pour tout le monde.

Approche « Inbox Zero »:

Ce concept fait référence à une boîte de réception vierge de tout message non-lus, un objectif difficile à atteindre que ce soit sur une messagerie personnelle ou professionnelle.

Même sans utiliser un client dédié Inbox Zero comme MailPilot il est toujours possible de n’afficher que ses messages non-lus. Sur AirMail il y a filtre intelligent pour ça, sur gmail il suffit de rentrer label:(unread inbox) dans le champ de recherche.

En plus des filtres et des règles de dossiers à paramétrer, la tendance du moment est la fonction « snooze » comme sur les réveils. « Snoozer » un email le fait disparaître de la boîte de réception des messages non lus pour une durée que l’on choisit. Pour snoozer un email directement sur gmail il faut installer l’extension Boomerang.

Si on snooze un email pour 1 journée il réapparaitra le lendemain à la même heure. C’est pratique si un email fait référence à une tâche qui n’est pas urgente ou à quelque chose que l’on veut lire plus tard.

Gmail, comme AirMail ou MailPilot intègrent par défaut un gestionnaire de tâche, sous la forme d’un dossier A Faire.

Gérer ses mails sur mobile:

Tous les smartphones modernes embarquent des applis de gestion des emails. Je ne suis pas trop pro-email sur smartphone que je trouve déjà assez addictif sans ça, et j’ai horreur d’écrire sur un clavier de smartphone, c’est même pour cette raison que j’envoie mes textos depuis mon macbook. Ceci étant dit, bien maîtrisé (soit sans notifications) cela peut s’avérer pratique, particulièrement en déplacement.

Rien n’empêche de créer une adresse spéciale mobile et d’utiliser des règles pour n’y transférer que certains messages de chacune des autres boîtes.

Aller plus loin avec un CRM :

Bien que les CRM soient généralement utilisés par les équipes de ventes, on peut aussi les utiliser dans un cadre personnel ou familial. C’est ce que je fait avec BusyContact et cela me permet d’être plus efficace dans la gestion de mon carnet d’adresse et de mes communications du « quotidien ».

BusyContact permet d’afficher la liste des derniers mails échangé avec un contact, ainsi que les derniers évènements de Calendrier partagé avec ce contact — à condition malheureusement d’avoir aussi BusyCal d’installé sur son ordi —.

On peut ainsi en un clin d’oeil avoir conscience du sujet de la dernière communication, ce s’avère particulièrement pratique pour les contacts occasionnels.

BusyContact intègre aussi avec Twitter et les principaux réseaux sociaux, et offre une gestion un peu plus avancé des Tags et des filtres intelligents que Contact. Bien qu’il y ait encore de le marge d’amélioration en terme de design ou de fonctionnalités ce CRM peut trouver sa place dans la boîte à outil des entrepreneurs individuels, ou tout simplement des gens qui prennent soin de leur carnet d’adresse.

Une gestion en perpétuelle amélioration :

La bonne nouvelle est qu’avec de la patience et un peu de technique il est possible de mettre en place un système efficace et efficient de gestion des emails, la mauvaise c’est que c’est un travail qui n’est jamais fini ! Les besoins changent et les technologies évoluent, donc autant que le procéder soit agréable à faire évoluer et à mettre à jour, et pour ça rien ne vaut un client mail avec lequel on est à l’aise et qui a fait ses preuves.